Мы начинаем более активный переход на новое файловое хранилище. Оно нужно по пяти основным причинам:
- Аудит. Все файлы на новом хранилище имеют владельца, их перемещение, открытие и редактирование отслеживаются и записываются. Так что аккуратнее при копировании, если допустите нарушение положения о коммерческой тайне и конфиденциальной информации – мы не виноваты.
- Квотирование. У каждого пользователя на новом хранилище ограничено доступное место. Так что копировать папку “Новый 2019” к себе на всякий случай – не очень хорошая идея.
- Отказоустойчивость. Старый обменник живет уже 10 лет, надежность компьютера оставляет желать лучшего.
- Личные папки на сервере. Мы хотим дать удобную возможность хранить файлы на отказоустойчивом сервере и с возможностью удаленного доступа.
- Ревизия. Мы искренне надеемся, что вы не будете копировать все подряд на новый обменник (особенно учитывая пункт 2) и выбросите то, что уже не нужно.
Общие папки на сервере
Для входа в новое хранилище общих папок откройте «Компьютер» меню Пуск, в левой части окна в «Избранном» щелкните «Общие документы» (Если «Общие документы» отсутствуют, двойным щелчком разверните пункт «Избранное»).
Структура хранилища выглядит следующим образом:
- 00. Дирекция – папка для обмена файлами между сотрудниками внутри всего предприятия. Данная папка имеет функцию автоочистки, т.е. файлы пролежавшие в ней более определенного срока будут удалены – скорее всего это будет происходить ежедневно. Доступ к данной папке имеют все сотрудники.
- Папки подразделений – к данным папкам имеют доступ все сотрудники, входящие в данное подразделение и все руководители этого и вышестоящих подразделений
- Папки проектов (сейчас они отсутствуют) – такие папки создаются сотрудниками УИТС специально для определенных проектов. Доступ к этим папкам настраивается вручную.
Личная папка на сервере
Так же в «Избранном» имеется ссылка на папку «Личные документы на сервере».
Эта папка предназначена для хранения рабочих документов сотрудника. В ней Вы можете хранить файлы, которые необходимы в работе и потеря которых, в случае выхода из строя компьютера, критична.
Эта папка удобна еще и тем, что смена компьютера не требует переноса файлов со старого компьютера на новый. Кроме того ее содержимое доступно и при работе на терминальном сервере. А еще документы из нее проще передавать в случае, если сотрудник ушел в отпуск.
Как лучше обмениваться и где хранить документы
- Для регистрируемых документов сразу используйте документооборот, раздел “Внутренние документы”
- Для небольших, важных, нерегистрируемых документов, с которыми нужно работать не только вам – используйте документооборот, раздел “Файлы”
- Для больших файлов и архивов с которыми нужно работать не только вам – используйте Общие папки на сервере
- Для больших файлов и архивов с которыми скорее всего будете работать только вы – используйте личную папку на сервере
- Для обмена несколькими файлами во время текущей работы – используйте корпоративную систему обмена сообщениями
- Если вам ничего не подошло – обратитесь в УИТС, мы подберем подходящий вариант
Как будет происходить переход
Для начала мы закроем доступ на запись для старого обменника. После этого предложим вам перенести данные со старого обменника в новый (не забывайте про квотирование). Не беспокойтесь по поводу времени – мы дадим на это три месяца. Через три месяца старый обменник будет окончательно выведен из эксплуатации.