С чего начать
Если не знаете с чего начать – посмотрите видео из записи Создание и актуализация организационных документов. Пожалуйста, обратите внимание на примечания на полях – все они указаны не просто так. Если что-то не понятно – спросите в чате представителя руководства по качеству или начальника отдела качества, мы с удовольствием ответим и доработаем примечания.
Ссылки на другие документы
Ссылки на внутренние документы предприятия как в тексте документа так и в разделе IV. Ссылки указываются в формате “Наименование документа №Номер документа”, например “Положение об организационной структуре предприятия №1099-001”. Не нужно указывать редакцию, дату утверждение или что-либо еще.
Ссылки на внешние документы в тексте указываются в формате “Наименование документа”, а в разделе IV. Ссылки – в полном формате в соответствии с официальным именованием, с указанием даты, номера, наименования и реквизитов утверждающего документа, например “Федеральный закон “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд” от 05.04.2013 N 44-ФЗ” или Федеральные авиационные правила “Подготовка и выполнение полетов в гражданской авиации Российской Федерации”, утвержденные Приказом Минтранса России от 31.07.2012 № 128.
Карты процессов
Пожалуйста, изучите видео в посте Создание карт процессов в Visio. Можете считать это стандартом – карты процессов, разработанные иначе, при визировании будут отклонены.
Раздел VI. Контроль и оценка эффективности
В шаблоне организационного документа есть раздел Контроль и оценка эффективности, а в нем – два волшебных предложения: “Периодический и прецедентный контроль не осуществляется” и “Оценка эффективности не применима”. Пожалуйста, не нужно не задумываясь копировать их. Контроль – очень важная функция и задача ответственного по вопросу деятельности документа, он так или иначе выполняется почти во всех бизнес-процессах предприятия. Пожалуйста, изучите примечания и если кто-то выполняет периодический контроль (например ежемесячно по отчету проверяет полноту предоставленной информации) или прецедентный (например в случае увольнения сотрудника проверяет не осталось ли что-то у него в эксплуатации) – опишите это. Обратите внимание, что если функции контроля описаны в тексте документа – тут их дублировать не нужно.
Еще печальнее обстоит ситуация с блоком Оценка эффективности. Она не применима только к документам, которые носят констатирующий характер и не предусматривают взаимодействие – то есть к Инструкциям и их аналогам. Все остальные документы, которые описывают бизнес-процессы предприятия, могут (и по-хорошему – должны) предусматривать оценку эффективности этих бизнес-процессов. Однако пока в системе менеджмента качества предприятия на данный момент отсутствует выработанный стандарт и рекомендации по оформлению этого пункта. Пока такой стандарт не предусмотрен – для документам по бизнес-процессам укажите здесь “Оценка эффективности не предусмотрена” или предложите свой вариант.
Записи
Записи – одно из важнейших понятий нашей системы менеджмента качества, результат деятельности предприятия. С утверждением Процедуры управления записями на все записи распространяется важное требование – они должны быть зарегистрированы. Кроме того у каждой записи должен быть свой вид документа и место в СМК предприятия. Другими словами вот так: “специалист направляет уведомление о расторжении контрагенту” – уже нельзя. Можно только так “специалист направляет Исходящее письмо (012) с уведомлением о расторжении контрагенту”. При этом “Исходящее письмо” – вполне конкретный вид записи, описанный в соответствующем организационном документе и включенный в перечень видов записей, а “012” – ее номер.
Файлы – вложения
Приведите в порядок файлы-вложения в системе ЭДО. В каждом разрабатываемом и пока не утвержденном документе должен быть только один файл в формате Word, имя файла – “НомерДокументаСРедакцией НаименованиеДокумента (разрабатываемый)”, например “1029-002 ред.1 Положение о планировании и учете рабочего времени (разрабатываемый)”. При утверждении этот файл будет переименован отделом документационного обеспечения и “(разрабатываемый)” заменится на “(действующий)”. Также они добавят скан-копию документа в формате ПДФ.
Когда начнете разработку новой редакции – сохраните файл в формате Word себе на компьютер, переименуйте его, заменив “(действующий)” на “(разрабатываемый)”, измените номер редакции и загрузите назад третьим файлом. В результате у вас должно получиться три файла – действующая редакция в ПДФ, действующая редакция с соответствующей припиской в Word и разрабатываемая редакция с соответствующей припиской в Word.
Пожалуйста, не загружайте отдельно приложения, другие редакции документа и что бы то ни было еще. Ведите разработку в приложенном файле через функцию Редактировать. Если вы сохраняли его на рабочий стол – загружайте назад через функцию Обновить из файла на диске.
Время разработки
Реально оценивайте время, которое вам понадобится на разработку, согласование и утверждение новой редакции документа. Даже самые незначительные изменения требуют около двух недель. Документы, которые не актуализировались более года требуют около месяца. Разработка нового документа – от месяца до двух.
И это в первую очередь обращение к вам как к разработчикам документа. В течение всего срока, указанного в абзаце выше, вам нужно что-то делать: каждый день разрабатывать, дорабатывать, согласовывать и решать спорные вопросы по документу. Если думаете что быстро утвердите его за пару дней – этого еще ни разу не получалось.
Время согласования
Пожалуйста, не ставьте нереальные сроки согласования документов. Установка срока менее трех дней прямо запрещена, но не надейтесь что документ из 50 страниц, впервые поступивший на согласование, будет согласован за три дня. Не нужно толкать визирующих на нарушения и согласование документов, которые они не в состоянии изучить за установленный вами срок.
Самое главное
Читайте документ перед отправкой на согласование. Проверяйте орфографию, падежи, склонения. Визирующие не являются редакторами и осознание того, что автор не удосужился еще раз прочитать документ перед тем, как явить его коллегам, не вызывает ничего кроме раздражения.
Также проверяйте шрифт и прочие элементы стиля на соответствие шаблону. Или потратьте один раз несколько минут времени для того, чтобы понять как работают стили в Word и забудьте эту проблему.
С недавнего времени действует пилотный проект, согласно которому вам следует сначала отправить документ на согласование ответственному по вопросу деятельности, далее – Корректору отдела документационного обеспечения (в ЭДО есть такая роль), а уже потом, после согласования и корректировки ошибок, всем остальным визирующим. Скорее всего в будущем это станет обязательным.
Вместо заключения
Уважаемые разработчики, пожалуйста, в начале разработки определитесь с областью применения документа, его назначением и основным содержимым. Если не получается – придите на совет по качеству, мы поможем. Не думайте что документ согласуется с первого раза – большие документы вроде технологии оплаты труда пережили 50 (!) редакций до утверждения. Внимательно читайте документы перед тем, как направлять на согласование – почти во всех мы потом обнаруживаем логические ошибки.