Конкретика
Самое распространенное замечание, которое испортило очень много бумаги и отняло массу времени – отсутствие конкретики в приказе. Пожалуйста, проверьте следующие распространенные требования:
- из текста приказа должно было полностью понятно, что следует выполнить исполнителям и о чем идет речь. Обратите внимание, что текст начинается после слова “Приказываю:” – преамбула и наименование (или тема) приказа носят вспомогательный характер и при согласовании не учитываются;
- все поручения, данные в приказе сформулированы точно и полно – указан исполнитель, срок и понятен результат. Постарайтесь чтобы результатом была запись системы документооборота. Что такое записи можно почитать в Процедуре управления записями №1431-003(откроется в окне 1С:Документооборот);
- проверка установлена по тем пунктам, которые реально проверить. Например, никто не будет проверять пункт приказа “Присвоить водителю аэропорта Мирный Смирнову А.В. 3-й класс квалификации с 23.12.2021”. Проверки (или контроля) может и не быть – ничего страшного если при этом приказ будет состоять из одного пункта.
Перечень визирующих
Перед согласованием приказа проверьте перечень визирующих. Во-первых матрица визирования меняется довольно часто и вы могли пропустить какое-то изменение. Актуальная матрица приложена к Паспорту процесса составления приказов и распоряжений для административно-управленческого персонала №1131-001 (откроется в окне 1С:Документооборот). Во-вторых в листе согласования должны быть правильно указаны исполняющие обязанности со своими фамилиями. Отсутствующих сотрудников можно посмотреть в ЭДО, раздел Совместная работа – Отсутствие сотрудников. Если ошибётесь – в лучшем случае вам не согласуют приказ. В худшем, если пропустят и согласуют – оформят несоответствие за нарушение Паспорта процесса так как “Документы, подписанные с нарушением матрицы согласования и (или) настоящего процесса, подлежат отмене. Ответственность за отмену таких документов лежит на авторе приказа.”, и все равно придется переделывать.
Электронное согласование
С недавних пор вы можете согласовать и подписать приказ в системе электронного документооборота. К сожалению механизм подбора визирующих по категориям пока не реализован, но все остальное – работает. Инструкция расположена тут.
Категории
При подготовке приказа важно указать категорию согласно Паспорта процесса составления приказов и распоряжений для административно-управленческого персонала №1131-001 (откроется в окне 1С:Документооборот). Категорий в одном приказе может быть несколько, однако тут есть свои особенности:
- категории приказов, которые предполагают использование шаблонов, нельзя совмещать между собой – иначе как вы поймете какой шаблон приказа использовать?
- чаще всего второй категорией добавляется “32. Распорядительные приказы”, она должна быть указана, если в приказе есть распоряжение. Формулировка при этом должна содержать информацию кому (должность и имя сотрудника), что именно и к какому сроку выполнить;
- если создается комиссия с задачей что-то сделать разово и в установленный срок, используйте также категорию Распорядительные приказы. Если создается постоянно действующая комиссия используйте категорию “14. О создании совещательных органов” и явно укажите в тексте, что орган постоянно действующий;
- если в тексте приказа дается поручение кому-то что-то делать на постоянной основе или описывается взаимодействие – то этому приказу нужно присвоить категорию “24. Об утверждении регламентирующих норм”. К таким приказам у нас отношение особое – во-первых, постарайтесь их не делать, во-вторых, если уж очень нужно – мы не согласуем его пока в тексте не будет поручения включить такую норму в один из организационных документов Предприятия, а сам приказ отменить
Регламентирующие нормы и внесение изменений
Больше всего вопросов обычно вызывают как раз регламентирующие нормы. Еще раз, к регламентирующим нормам относятся:
- обязанности выполнять периодические задачи (например – Колесникову М.А. ежемесячно предоставлять отчет о расходовании товаро-материальных ценностей в материальный отдел);
- утверждение несамостоятельных документов (например – приложений без самого организационного документа, бланков, шаблонов);
- описание взаимодействия (например – Петрову С.П. предоставлять заявки на спецодежду в отдел материального обеспечения в письменном виде).
Если такая норма присутствует в разрабатываемом приказе – в нем обязательно должен быть примерно следующий пункт:
“Иванову С.П. в срок до 31.02.2019 включить регламентирующие нормы, предусмотренные пунктами 1, 2 настоящего приказа в Положение о предоставлении ситуационных показателей №1234-002”
Организационные изменения
Приказы, вводящие новые должности в штатное расписание, в том числе в подразделения, в которых такой должности еще не было, или в подразделения, которых не существовало – не будут согласованы пока вы не обеспечите наличие всего нижеперечисленного:
- Должностная инструкция;
- Положение о подразделении с указанием вводимой должности;
- Наличие этого подразделения в организационной структуре предприятия и, если необходимо, в организационной структуре филиала.
Эти документы и изменения должны быть либо уже утверждены на момент согласования приказа, либо вводиться тем же приказом.
Указания на другие документы
В тексте приказа могут быть указания на записи или организационные документы. Придерживайтесь следующего формата именования записей: Наименование (номер вида записи), например “Куприну А.П. Подготовить служебную записку (004) в срок до 12.23.2021”.
Для организационных документов придерживайтесь такого формата: Наименование №1234-567, например Внести изменения в Положение о планировании товаро-материальных ценностей №7812-441. Не нужно указывать кавычки, номер редакции (кроме случая, когда вы утверждаете новую редакцию), дату утверждения или приказ, утвердивший организационный документ.
Изменение организационных документов
Пока организационные документы изменяются приказами придерживайтесь следующих правил:
Если вам нужно утвердить новую редакцию документа – отменять струю не нужно. Достаточно приказа из одного пункта “Утвердить Положение о подготовке к празднованию Нового Года №3211-005 ред. 2”.
Если вам нужно прекратить действие организационного документа – не нужно отменять или прекращать действие приказа, его утвердившего. Вместо этого прекратите действие самого документа – “Считать утратившим действие Регламент временного взаимодействия при выполнении работ по ремонту летного поля в аэропорту Звездный №2213-017”. Указывать редакцию также не нужно.
Прекращение действия и отмена
Понятия отмены и прекращения действия в нашем документообороте различны. Прекращение действия – естественный этап жизненного цикла документа. С другой стороны отмена – последствия ошибки в обработке документа. Отменяйте документы только в тех случаях, когда они не должны были существовать в принципе, когда они были согласованы или изданы с принципиальными нарушениями. Например отмене подлежит распоряжение начальника информационно-технического отдела о списании микроволновой печи, так как у него не было права подготавливать и утверждать такой документ.
Если документ своим существованием не нарушал основные принципы документооборота предприятия, то при миновании надобности он должен утратить свое действие. В таких случаях указывайте в приказах формулировки “Считать утратившим действие” или “Прекратить действие”. При необходимости можно также указать дату прекращения действия, но можно и не указывать – тогда действие закончится с даты утверждения приказа.