Меню Закрыть

Часто задаваемые вопросы при подготовке приказов

Конкретика

Самое распространенное замечание, которое испортило очень много бумаги и отняло массу времени – отсутствие конкретики в приказе. Пожалуйста, проверьте следующие распространенные требования:

  • из текста приказа должно было полностью понятно, что следует выполнить исполнителям и о чем идет речь. Обратите внимание, что текст начинается после слова “Приказываю:” – преамбула и наименование (или тема) приказа носят вспомогательный характер и при согласовании не учитываются;
  • все поручения, данные в приказе сформулированы точно и полно – указан исполнитель, срок и понятен результат. Постарайтесь чтобы результатом была запись системы документооборота. Что такое записи можно почитать в Процедуре управления записями №1431-003(откроется в окне 1С:Документооборот);
  • проверка установлена по тем пунктам, которые реально проверить. Например, никто не будет проверять пункт приказа “Присвоить водителю аэропорта Мирный Смирнову А.В. 3-й класс квалификации с 23.12.2021”. Проверки (или контроля) может и не быть – ничего страшного если при этом приказ будет состоять из одного пункта.

Перечень визирующих

Перед согласованием приказа проверьте перечень визирующих. Во-первых матрица визирования меняется довольно часто и вы могли пропустить какое-то изменение. Актуальная матрица приложена к Паспорту процесса составления приказов и распоряжений для административно-управленческого персонала №1131-001 (откроется в окне 1С:Документооборот). Во-вторых в листе согласования должны быть правильно указаны исполняющие обязанности со своими фамилиями. Отсутствующих сотрудников можно посмотреть в ЭДО, раздел Совместная работа – Отсутствие сотрудников. Если ошибётесь – в лучшем случае вам не согласуют приказ. В худшем, если пропустят и согласуют – оформят несоответствие за нарушение Паспорта процесса так как “Документы, подписанные с нарушением матрицы согласования и (или) настоящего процесса, подлежат отмене. Ответственность за отмену таких документов лежит на авторе приказа.”, и все равно придется переделывать.

Электронное согласование

С недавних пор вы можете согласовать и подписать приказ в системе электронного документооборота. К сожалению механизм подбора визирующих по категориям пока не реализован, но все остальное – работает. Инструкция расположена тут.

Категории

При подготовке приказа важно указать категорию согласно Паспорта процесса составления приказов и распоряжений для административно-управленческого персонала №1131-001 (откроется в окне 1С:Документооборот). Категорий в одном приказе может быть несколько, однако тут есть свои особенности:

  • категории приказов, которые предполагают использование шаблонов, нельзя совмещать между собой – иначе как вы поймете какой шаблон приказа использовать?
  • чаще всего второй категорией добавляется “32. Распорядительные приказы”, она должна быть указана, если в приказе есть распоряжение. Формулировка при этом должна содержать информацию кому (должность и имя сотрудника), что именно и к какому сроку выполнить;
  • если создается комиссия с задачей что-то сделать разово и в установленный срок, используйте также категорию Распорядительные приказы. Если создается постоянно действующая комиссия используйте категорию “14. О создании совещательных органов” и явно укажите в тексте, что орган постоянно действующий;
  • если в тексте приказа дается поручение кому-то что-то делать на постоянной основе или описывается взаимодействие – то этому приказу нужно присвоить категорию “24. Об утверждении регламентирующих норм”. К таким приказам у нас отношение особое – во-первых, постарайтесь их не делать, во-вторых, если уж очень нужно – мы не согласуем его пока в тексте не будет поручения включить такую норму в один из организационных документов Предприятия, а сам приказ отменить

Регламентирующие нормы и внесение изменений

Больше всего вопросов обычно вызывают как раз регламентирующие нормы. Еще раз, к регламентирующим нормам относятся:

  • обязанности выполнять периодические задачи (например – Колесникову М.А. ежемесячно предоставлять отчет о расходовании товаро-материальных ценностей в материальный отдел);
  • утверждение несамостоятельных документов (например – приложений без самого организационного документа, бланков, шаблонов);
  • описание взаимодействия (например – Петрову С.П. предоставлять заявки на спецодежду в отдел материального обеспечения в письменном виде).

Если такая норма присутствует в разрабатываемом приказе – в нем обязательно должен быть примерно следующий пункт:

“Иванову С.П. в срок до 31.02.2019 включить регламентирующие нормы, предусмотренные пунктами 1, 2 настоящего приказа в Положение о предоставлении ситуационных показателей №1234-002”

Организационные изменения

Приказы, вводящие новые должности в штатное расписание, в том числе в подразделения, в которых такой должности еще не было, или в подразделения, которых не существовало – не будут согласованы пока вы не обеспечите наличие всего нижеперечисленного:

  • Должностная инструкция;
  • Положение о подразделении с указанием вводимой должности;
  • Наличие этого подразделения в организационной структуре предприятия и, если необходимо, в организационной структуре филиала.

Эти документы и изменения должны быть либо уже утверждены на момент согласования приказа, либо вводиться тем же приказом.

Добавить комментарий