Подписание исходящих документов в электронном виде

В системе электронного документооборота предприятия 1С:Документооборот настроен и запущен в работу механизм подготовки и подписания исходящих документов в электронном виде. Под документами в данный момент в основном понимаются исходящие письма. В результате прохождения процесса автор письма получает официальное,  юридически значимое письмо не покидая рабочее место.

Для того, чтобы документ был подписан таким образом достаточно заполнить его следующим образом:

  1. Создайте новый исходящий документ. Для этого перейдите в раздел «Документы и файлы» меню функций и выберите пункт «Документ исходящий» в группе «Создать»
  2. В появившемся окне выберите шаблон «Письмо исходящее» и нажмите «Создать» 
  3. Откроется окно нового исходящего документа.  Заполняйте поля последовательно в следующем порядке:
    1. Выберите из справочника контрагентов организацию — Получателя. Если получатель отсутствует — создайте его. Для создания получателя вам потребуется указать его ИНН и КПП. Обратите внимание, что в письме будет использовано значение из строки «Полное наименование» контрагента.
    2. Выберите из справочника контактных лиц получателя адресата. Если контактное лицо отсутствует с списке — создайте его. Обратите внимание, что фамилия имя и отчество контактного лица и его должность должны быть указаны полностью. 
    3. Заполните наименование документа, оно же — тема письма, а также краткое содержание письма
    4. Если создаваемый документ является ответом на входящий документ от этого контрагента — укажите этот входящий документ в поле «В ответ на».
    5. Выберите вопрос деятельности создаваемого исходящего документа. Согласно сложившегося порядка большинство сотрудников имеют возможность создавать документы только по вопросу деятельности своего подразделения.
    6. Укажите способ доставки в поле «Способ». Документу, у которых не указан способ доставки, а также со способом доставки «e-mail» или «Система внешнего документооборота» подписываются в электронном виде, остальные — в бумажном виде. Если вы не укажете способ доставки отдел документационного обеспечения не будет отправлять документ.
    7. Результат должен быть примерно следующим: 
  4. При необходимости добавьте дополнительных согласующих на вкладке «Визы». Добавлять ответственного по вопросу деятельности или специалистов отдела документационного обеспечения не нужно — они и так будут согласовывать документ.
  5. Нажмите кнопку «Записать» и дождитесь записи документа (она может длиться чуть дольше, чем обычно.
  6. Перейдите на кладку «Файлы» для редактирования текста письма. Файл с письмом уже будет подготовлен и добавлен в перечень, он называется «Письмо исходящее». Для начала откройте его для чтения с помощью кнопки «Посмотреть» в командной панели или с помощью контекстного меню. 
  7. Открывшийся документ создан из шаблона и состоит из трех групп элементов — обычные, серые и желтые. 
    1. Обычные элементы, такие как штамп, логотип, разработаны в соответствии с бланком письма и инструкцией по делопроизводству. Их изменение не предполагается.
    2. Серые элементы были автоматически заполнены на основании данных, которые вы указывали при заполнении полей исходящего документа.
    3. Желтые элементы можно будет редактировать непосредственно в открывшемся документе.
  8. Проверьте данные, находящихся в серых полях открывшегося документа. Каждое поле соответствует определенному реквизиту карточки документа, карточки контрагента или контактного лица контрагента. Отредактируйте данные в этих источниках и запишите их. Для перезаполнения документа только что отредактированными данными нажниме правой кнопкой мыши по файлу «Письмо исходящее» и выберите «Заполнить файл данными документа».
  9. Заполните основной текст письма. Для этого откройте файл для редактирования с помощью кнопки «Редактировать». Проверьте, чтобы данные в серых полях были указаны правильно и отредактируйте данные в желтых полях. После редактирования закройте документ, согласившись на сохранение изменений. Изменять имя фала, пользоваться функцией «Сохранить как» не следует. После закрытия документа нажмите на кнопку «Закончить редактирование» и «Готово» в появившемся окне. Обратите внимание, что пока вы редактируете файл его название выделено зеленым шрифтом. Обязательно заканчивайте редактирование через функцию «Закончить редактирование», иначе ваши изменения не сохранятся. 
  10. Нажмите на кнопку «Записать и закрыть». Система предложит вам сразу запустить процесс обработки только что созданного документа. Если он готов — нажмите «Перейти к запуску процесса» и нажмите «Стартовать и закрыть» в появившемся окне. Если документ не готов и вы хотите вернуться к нему позднее — откажитесь от запуска процесса. Запустить его позднее вы сможете выбрав «Отправить» — «В обработку» в форме документа, и выбрав «Обработка исходящего письма» в появившемся окне. 

После нажатия на кнопку «Стартовать и закрыть» документ поступит на согласования визирующим (если они были вами указаны) и ответственному по вопросу деятельности (если не вы являетесь ответственным). Далее документ поступит на согласование секретарю. После этого, в зависимости от выбранного вами способа отправки, письмо поступит на подписание в электронном или бумажном виде. После подписания письмо будет при необходимости зарегистрировано и передано в отдел документационного обеспечения на отправку. В случае наличия каких-либо замечаний вам поступит уже знакомая задача доработать документ «Ознакомьтесь с результатом согласования …» или «Ознакомьтесь с результатом утверждения …».

Обратите внимание, что подписанный в электронном виде документ представляет собой два файла — сам документ и подпись, файл с расширением «p7s». Сохранить оба файла можно с помощью контекстного меню файла, выбрав пункт «ЭП и шифрование — Сохранить вместе с ЭП». Если вы хотите чтобы отправленный документ имел юридическую значимость — отправляете оба файла.

Добавить комментарий