Уважаемые коллеги! В программе «1С:Документооборот» для планирования и управления временем сотрудников предусмотрен штатный механизм – «Календарь».
Перейти к календарю можно сразу при открытии программы с рабочего стола, с помощью виджета «Календарь»:
«Мой календарь» доступен также в разделе меню «Главное» и «Совместная работа»:
В разделе меню «Совместная работа» для просмотра производственного календаря других сотрудников выберите пункт меню «Все календари»:
В открывшемся окне «Все календари» нажмите на ссылку “Выберите календарь пользователя”:
Далее откроется окно “Выбор пользователей календаря” в поле «Поиск» введите необходимого сотрудника, нажмите на кнопку «Добавить в список выбранных», затем на кнопку “Готово”:
*Так же вы можете выбрать нескольких сотрудников для просмотра их занятости в календаре, эта возможность поможет вам для планирования мероприятий.
В открывшемся календаре, будет собрана информация о занятом и свободном времени, мероприятиях и других личных записей сотрудника:
Используя кнопки вверху календаря, вы можете настроить отображение его данных – за день, неделю, две недели, месяц, отобразить план дня:
При выборе варианта отображения календаря «План дня» намеченные события отображаются в виде дерева значений:
Каждый пользователь может увидеть свой календарь и с помощью кнопки «Создать» внести в него данные.
Запись в календаре на основе Мероприятий
По мероприятиям запись в календаре ведется автоматически. Такие записи недоступны для изменения вручную, так как поддерживаются в актуальном состоянии автоматически и меняются только при внесении изменений в карточку исходного мероприятия.
*Обращайте внимание на указанное время мероприятия в полях «Начало» и «Окончание», указанное время отражается в календаре участников.
Для приглашения на мероприятие используется процесс «Приглашение» Приглашение на мероприятие выполняется следующим образом:
организатор мероприятия отправляет приглашение;
участник принимает решение;
организатор знакомится с решением и при необходимости отправляет повторное приглашение.
Чтобы отправить приглашение на мероприятие, выполните команду «Отправить» – «Приглашения» в карточке мероприятия:
При создании процесса «Приглашение» список исполнителей автоматически заполняется из списка участников мероприятия. При необходимости его можно расширить и изменить. Можно указать, является ли посещение обязательным, с помощью флажка в колонке «Явка обязательна». Для отправки приглашения нажмите на кнопку «Стартовать и закрыть»:
Если хотя бы один сотрудник занят, отсутствует или участвует в другом мероприятии, программа сообщит об этом всплывающим сообщением. Для подбора оптимального времени проведения можно воспользоваться командой «Подбор времени» на закладке «Участники» карточки мероприятия:
Окно подбора времени мероприятия включает две закладки: «Подбор времени» и «Планировщик».
На закладке «Подбор времени» отображаются параметры подбора и подходящее время проведения мероприятия, в которое все участники свободны (если такое время найдено). Если для указанной даты программа не найдет время, когда все участники мероприятия свободны, будут предложен вариант, когда свободны только обязательные для явки сотрудники (если вы установили флажок над сотрудниками – «Явка обязательна»)
Если подходящего времени не найдено, рекомендуется перейти на закладку «Планировщик»
Данный планировщик дает возможность ознакомиться с календарем сотрудников и вручную выделить свободное время для проведения мероприятия.
Чтобы согласиться с подобранным временем мероприятия, необходимо нажать на кнопку «Выбрать». После этого все участники мероприятия получат приглашение как задачу с наименованием «Принять участие в». Участник может принять приглашение либо отклонить.
После отправки приглашения в календаре пользователя автоматически появится запись о мероприятии со знаком вопроса:
Вопрос будет отображаться до тех пор, пока пользователь не ответит на приглашение.
Ознакомление с решением участников
Автор приглашения получает решение каждого из участников как задачу с наименованием «Ознакомиться с результатом приглашения», в которой видно, кто принял приглашение, кто не принял:
Если все обязательные участники приняли приглашение, то автор может подтвердить приглашение, при этом не принявшие его будут исключены из списка участников.
Если автор отменяет приглашение, нажав на кнопку «Отменить приглашение», то всем участникам, которые ранее его приняли, формируется задача с оповещением, что мероприятие отменено:
Обратите внимание, после отмены приглашения, в календаре у сотрудников кто принял приглашение, остается запись с участием в данном мероприятии. Чтобы запись в календаре пропала, необходимо зайти в подготовленное мероприятие и на закладке «Участники» и в столбце «Приглашение» установить статус на «Отклонено» вместо «Принято».
Если автор нажмет на кнопку «Повторить приглашение», начнется следующий цикл ознакомления. В карточке мероприятия статус приглашения автоматически изменится на «Отправлено»
Запись в календаре на основе создания нового процесса - Приглашение
Создание нового отдельного процесса «Приглашение» доступно в разделе меню «Главное», «Документы и файлы» и «Совместная работа»:
В открывшемся окне « Создание процесса» выберите пункт «Приглашение (новое)» нажмите на кнопку «Создать процесс»:
В созданном процессе «Приглашение создание*», в поле «Что нужно сделать» опишите что необходимо сделать участнику. Например: Принять участие в конференции. В поле «Описание» кратко опишите тематику данного приглашения. В «Место проведения» укажите где будет проходить данное приглашение. Установите дату и время в полях «Время проведения». В участниках, подберите приглашаемых сотрудников, установив сроки ответа и при необходимости флаг «Явка обязательна», запустите процесс нажав на кнопку «Стартовать и закрыть»:
Если хотя бы один сотрудник занят, отсутствует или участвует в другом мероприятии, программа сообщит об этом всплывающим сообщением:
Для подбора оптимального времени, воспользуйтесь просмотром производственного календаря других сотрудников в разделе «Все календари», подробное описание смотрите в начале данной инструкции.
* Если вы проигнорировали данное предупреждение и стартовали процесс, сотрудники которые являются занятым, при принятии приглашения, получат следующее уведомление:
После того как вы подобрали оптимальное время для всех участников, заново запустите процесс, кнопкой «Стартовать и закрыть». В календаре пользователя автоматически появится запись о мероприятии со знаком вопроса:
Вопрос будет отображаться до тех пор, пока пользователь не ответит на приглашение.
Ознакомление с решением участников
Автор приглашения получает решение каждого из участников как задачу с наименованием «Ознакомиться с результатом приглашения», в которой видно, кто принял приглашение, кто не принял:
Если автор отменяет приглашение, нажав на кнопку «Отменить приглашение», то всем участникам, которые ранее его приняли, формируется задача с оповещением, что мероприятие отменено:
